Regulamin organizacyjny Rady Stowarzyszenia LGD Bory Dolnośląskie

Rozdział I - Postanowienia ogólne

§1

Niniejszy regulamin określa organizację wewnętrzną, zasady oraz tryb pracy Rady – organu decyzyjnego Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie.
Terminy użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:
- Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie ,
- LGD– Lokalna Grupa Działania ,
- Rada– Radę Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- Regulamin– Regulamin Organizacyjny Rady Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- Zarząd– Zarząd Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- Biuro– Biuro Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- WZC– Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- LSR – Strategia Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność,
- Przewodniczący – Przewodniczący Rady Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Bory Dolnośląskie,
- Operacja – operacja do sfinansowania ze środków pozostających w dyspozycji Lokalnej Grupy Działania która zgodnie z art. 35 ust. 1 litera b rozporządzenia Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Radu (WE) nr. 1083/ 2006 (Dz. Urz. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r . str. 320 z późn . zm.), ma być realizowana w ramach opracowanej przez Stowarzyszenie Strategii Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność.

§2

Zadaniem Rady jest ocena oraz wybór operacji rekomendowanych do dofinansowania ze środków pozostających w dyspozycji LGD , zgodnie z Ustawą z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem społeczności a w szczególności z zapisami art. 21.
Rada przyznaje pomoc na operacje w zakresie:
- Wzmocnienia udziału społeczności lokalnej w realizacji LSR lub wzmocnienia kapitału społecznego, w tym poprzez podnoszenie wiedzy społeczności lokalnej w zakresie ochrony środowiska i zmian klimatycznych, także z wykorzystaniem rozwiązań innowacyjnych,
- Rozwoju przedsiębiorczości na obszarze objętym LSR,
- Wspieranie współpracy między podmiotami prowadzącymi działalność na obszarze objętym LSR,
- Rozwoju rynków zbytu produktów i usług lokalnych, z wyłączeniem operacji polegających na budowie lub modernizacji targowisk objętych zakresem wsparcia przez Samorząd Województwa,
- Zachowania dziedzictwa lokalnego,
- Rozwoju ogólnodostępnej i nie komercyjnej infrastruktury turystycznej, rekreacyjnej lub kulturalnej,
- Budowy lub przebudowy publicznych dróg gminnych i powiatowych,
- Promowania obszaru objętego strategią rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność w tym produktów lub usług lokalnych.

Rozdział II - Członkowie Rady

§3

W skład Rady wchodzi nie więcej niż 15 osób wybieranych i odwoływanych przez Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia LGD Bory Dolnośląskie.
W przypadku zmniejszenia się liczby członków Rady w trakcie kadencji, Zarząd niezwłocznie zwołuje Walne Zebranie Członków w celu odbycia wyborów uzupełniających.
W skład Rady wchodzą przedstawiciele sektora publicznego, społecznego, gospodarczego oraz mieszkańcy. Procentowy udział przedstawicieli sektora publicznego nie może przekraczać 30% ogólnej liczby członków, zaś żaden z pozostałych sektorów nie może posiadać więcej niż 49% ogólnej liczby członków w Radzie.
Członkiem Rady nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione umyślnie.
Członek Rady nie może być równocześnie pracownikiem biura, członkiem Zarządu ani członkiem Komisji Rewizyjnej.
Odwołanie z funkcji członka Rady następuje w przypadku :
- Złożenia rezygnacji,
- Choroby powodującą trwałą niezdolność do sprawowania funkcji,
- Naruszenia postanowień Statutu,
- Skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione umyślnie.
Członkowie Rady pracują społecznie.

§4

Członkowie Rady spośród swojego grona wybierają Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady.
Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:
- Zwoływanie, otwieranie i zamykanie posiedzeń Rady,
- Organizowanie i kierowanie pracami Rady, prowadzenie i przewodniczenie jej posiedzeniom,
- Współpraca z Zarządem, Biurem i Walnym Zebraniem Członków oraz innymi władzami Stowarzyszenia.

§5

Członkowie Rady mają obowiązek osobiście ocenić wnioski wpływające do biura w ogłoszonym naborze zgodnie z procedurą wyboru wniosków stanowiącą załącznik do wniosku o wybór LGD do realizacji LSR oraz do uczestniczenia w posiedzeniach Rady.
W przypadku stwierdzenia uczestniczenia w posiedzeniu Rady osoby nieuprawnionej, zostaje ona automatycznie wykluczona z oceny wniosków czy podejmowania uchwał. Informacja o takim zajściu jest odnotowywana w protokole.
Za usprawiedliwione przyczyny uniemożlwiające bezpośrednie wzięcie udziału w posiedzeniu Rady uznaje się:
- Chorobę albo konieczność opieki nad chorą osobą zależną,
- Podróż służbową lub inne obowiązki wynikające z pełnionej funkcji lub stanowiska,
- Inne uzasadnione przeszkody.

Rozdział III - Wybór członków Rady

§6

Kandydatów na członków Rady zgłaszają członkowie zwyczajni Stowarzyszenia po uprzednim uzyskaniu zgody od danego kandydata oraz sami kandydaci zainteresowani pełnieniem funkcji członka organu decyzyjnego.
Co najmniej 1/3 kandydatów zgłoszonych na członków Rady musi posiadać udokumentowane doświadczenie w ocenie wniosków, lub pełnić tą funkcję w okresie programowania 2007-2013 co potwierdzone będzie stosownym zaświadczeniem poświadczonym przez Prezesa Zarządu.
Wybory przeprowadza Przewodniczący WZC wraz z Komisją Skrutacyjną złożoną z trzech osób wybranych przez Walne Zebranie w głosowaniu jawnym.
Komisja Skrutacyjna w ramach swoich obowiązków zobowiązana jest do:
1. Sporządzenia kart do głosowania, zawierających co najmniej: imię i nazwisko kandydatów,
2. Rozdania kart do głosowania osobom uprawnionym do głosowania,
3. Zebrania kart do głosowania,
4. Zliczenia głosów, sporządzenia i odczytania protokołu z głosowania,
5. Sporządzenia listy wybranych członków Rady zgodnie z liczbą otrzymanych głosów i przekazanie jej Przewodniczącemu obrad Walnego Zebrania do odczytania.
6. Jeśli lista wybranych członków Rady nie spełnia wymogów minimalnych zapisanych w §3 niniejszego regulaminu wybory ponawia się na tym samym Walnym Zebraniu Członków.
7. Wybory uznaje się za zakończone jeśli lista wybranych członków Rady spełnia minimalne zapisy zawarte w §3 niniejszego regulaminu.

§7

Za głos ważnie oddany „za” uznaje się głos oddany poprzez postawienie na karcie głosowania znaku krzyżyka w rubryce „za” obok imienia i nazwiska kandydata.
Za głos ważny oddany przeciw uznaje się głos oddany poprzez postawienie na karcie głosowania znaku krzyżyka w rubryce „przeciw” obok imienia i nazwiska kandydata.
Za głos nieważny uznaje się głos oddany poprzez postawienie na karcie głosowania znaku krzyżyka w obu rubrykach „za” i „przeciw” jednocześnie, niepostawienie znaku krzyżyka w z żadnej z rubryk „ za” i „przeciw” lub postawienie znaku krzyżyka w inny sposób aniżeli opisany w ust .1 i 2.
Każdemu członkowi zwyczajnemu obecnemu na Walnym Zebraniu przysługuje jeden głos .

Rozdział IV - Ocena wniosków przez Radę

§8

Ocena wniosków odbywa się zgodnie z procedurą wyboru wniosków stanowiącą załącznik nr 1.
Ocena wniosków o powierzenie grantów odbywa się w oparciu o procedurę wyboru projektów grantowych stanowiącą załącznik nr 2.
Procedury oceny wniosków, o których mowa w ustępie 1 i 2 udostępniane są w sposób przewidziany w procedurze udostępniania informacji będących w dyspozycji LGD, w szczególności:
- poprzez ich udostępnienie na stronie internetowej www.bory.org.pl;
- na portalach społecznościowych;
- w sposób bezpośredni w biurze LGD przy ul. Żeromskiego 25, 68 -120 Iłowa, w godzinach pracy biura tj. od 8:00 do 16:00;
- ustnie (telefonicznie) bądź pisemnie bez wniosku (listem, mailowo lub faxem);
- poprzez wywieszenie w miejscach ogólnodostępnych;
- podczas szkoleń i doradztwie organizowanym przez LGD;

ROZDZIAŁ V - Posiedzenia Rad

§9

Posiedzenia Rady są zwoływane w zależności od potrzeb, w szczególności wynikających z naboru wniosków prowadzonego przez LGD.
Posiedzenia Rady zwołuje Zarząd lub Przewodniczący Rady, ustalając miejsce, termin i porządek posiedzenia.
Powiadomienie członka Rady o posiedzeniu powinno być mailowe, pisemnie, telefoniczne lub inne, które w skuteczny sposób zawiadomi o miejscu, terminie i porządku posiedzenia Rady co najmniej na 7 dni przed terminem posiedzenia.
Członkowie Rady mają obowiązek zapoznania się z materiałami i dokumentami związanymi z porządkiem posiedzenia.
Posiedzenia Rady są jawne.
Rada Podejmuje decyzje o wyborze operacji do finansowania w formie uchwał.
Posiedzenia Rady otwiera, prowadzi i zamyka Przewodniczący Rady. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Rady przewodnictwo w obradach, jego uprawnienia i obowiązki przejmuje Wiceprzewodniczący Rady.
Obsługę posiedzeń Rady zapewnia wyznaczony pracownik biura. Pracownik biura przygotowuje druk dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia posiedzenia, nadzór nad dokumentacją z wyboru i bieżąca weryfikacja jej poprawności, sporządzanie list wniosków, uchwał i protokołów z oceny wniosków.
Rada podejmuje uchwały zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania. W przypadku równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego lub zastępującego go Wiceprzewodniczącego.
Podejmowanie uchwał w sprawie wyboru operacji do finansowania dokonywany jest poprzez podjęcie przez Radę uchwały zwykłą większością głosów przy obecności 50% członków uprawnionych do głosowania, po wykluczeniu członka z głosowania dla danego wniosku skład Rady to 50% członków Rady uczestniczących w wyborze operacji.
Uchwały są podejmowane w głosowaniu jawnym przez podniesienie ręki.
Prawo głosu przy podejmowaniu uchwał przysługuje wyłącznie członkom Rady.
W posiedzeniach Rady uczestniczy pracownik biura oraz z głosem doradczym może uczestniczyć Prezes Zarządu lub wskazany przez niego członek Zarządu.
Każda uchwała powinna zawierać:
- informację o wnioskodawcy operacji,
- tytuł operacji zgodny z tytułem podanym we wniosku,
- kwotę pomocy o jaką ubiegał się wnioskodawca zgodną z kwotą podaną we wniosku,
- informację o decyzji Rady w spawie kryteriów formalnych – zgodności operacji ze Strategią Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez społeczność oraz liczbie uzyskanych punktów po ocenie z Lokalnymi Kryteriami Wyboru,
- informację o dofinansowaniu lub nie dofinansowaniu operacji.
Uchwałę podpisują Przewodniczący lub zastępujący go Wiceprzewodniczący oraz protokolant.
Kopię uchwały Rady Przewodniczący przekazuje Zarządowi w terminie 7 dni od dnia jej podjęcia.

§10

Prawomocność posiedzenia, w tym quorum, jeżeli jest ono wymagane, stwierdza Przewodniczący na podstawie podpisanej listy obecności.
W razie braku quorum, jeżeli jest ono wymagane, Przewodniczący zamyka posiedzenie, wyznaczając nowy termin posiedzenia, co zostaje odnotowane w protokole.
Po stwierdzeniu quorum, jeżeli jest ono wymagane, Rada na wniosek Przewodniczącego dokonuje wyboru protokolanta, którym może być wiceprzewodniczący lub pracownik biura odpowiedzialny za obsługę Rady, następnie przyjmuje porządek obrad, który obejmuje w szczególności:
- przedstawienie oraz omówienie wniosków o przyznanie pomocy, złożonych w ramach naboru prowadzonego przez LGD,
- dyskusję oraz podjęcie decyzji i uchwał o wyborze operacji do finansowania,
- informacje zwrotne do Zarządu dotyczące spraw formalnych i merytorycznych pracy Rady oraz prowadzonych naborów przez LGD,
- wolne wnioski i zapytania.
Prowadzący posiedzenie Rady czuwa nad sprawnym przebiegiem i przestrzeganiem porządku posiedzenia, otwiera i zamyka dyskusję oraz udziela głosu w dyskusji.
Przedmiotem dyskusji mogą być tylko sprawy objęte porządkiem posiedzenia.
W dyskusji głos mogą zabierać członkowie Rady i osoby zaproszone przez Przewodniczącego lub upoważnionego przez niego Wiceprzewodniczącego.
Prowadzący posiedzenie w pierwszej kolejności oddaje głos osobie referującej aktualnie rozpatrywaną sprawę, osobie opiniującej operację, przedstawicielowi Zarządu a następnie pozostałym obecnym na posiedzeniu – według kolejności zgłoszeń.
Poza kolejnością udziela się głosu w sprawie zgłoszenia wniosku formalnego w sprawach:
- stwierdzenia quorum,
- sprawdzenia listy obecności,
- przerwania, odroczenia lub zamknięcia posiedzenia,
- ograniczenia czasu wystąpień mówców,
- odebrania głosu mówcy,
- zamknięcia dyskusji,
- zarządzenia przerwy,
- przeliczenia głosów.
Po wyczerpaniu listy mówców, prowadzący posiedzenie zamyka dyskusję.
Po zamknięciu dyskusji prowadzący posiedzenie może zarządzić przerwę w posiedzeniu Rady, celem przygotowania się do głosowania.
Po zamknięciu dyskusji Przewodniczący Rady lub upoważniony przez niego Wiceprzewodniczący rozpoczyna procedurę głosowania. Od tej chwili głos można zabierać tylko w celu złożenia wniosku formalnego o sposobie lub porządku głosowania i to jedynie przed zarządzeniem głosowania przez Przewodniczącego.

ROZDZIAL VI

§11

Wyłączenie członka Rady z udziału w wyborze operacji zostało określone w procedurze wyłączenia z oceny członka Rady stanowiącą załącznik do wniosku o wybór LGD do realizacji Strategii.

ROZDZIAŁ VII - Dokumentacja posiedzeń Rady

§12

Z posiedzeń Rady sporządzany jest protokół.
Protokół z posiedzenia powinien zawierać w szczególności:
- liczbę obecnych członków Rady,
- przyjęty porządek obrad,
- przebieg posiedzenia,
- sposób i wyniki głosowania,
- informacje o wyłączeniu z procesu decyzyjnego ze wskazaniem, których wniosków wyłączenie dotyczyło,
- treść podjętych uchwał.
Protokół z posiedzenia Rady i wniesienia protestu sporządza się w terminie 7 dni od dnia odbycia posiedzenia publikuje się na stronie internetowej LGD.
Protokół podpisuje Przewodniczący lub zastępujący go Wiceprzewodniczący oraz protokolant poprzez złożenie podpisu na ostatniej stronie.
Oryginały uchwał i protokołów z posiedzeń Rady są przechowywane w Biurze.
Biuro prowadzi również ewidencję protokołów i uchwał Rady.

ROZDZIAŁ VIII - Wolne wnioski i zapytania

§13

Wolne wnioski i zapytania zgłaszane są w czasie posiedzenia Rady w formie ustnej.
Odpowiedzi na wnioski i zapytania udzielane są w formie ustnej w czasie tego samego posiedzenia lub jeżeli sprawa wymaga wyjaśnienia, w formie pisemnej na najbliższym posiedzeniu .

ROZDZIAL IX - Inne postanowienia

§14

Regulamin uchwalony przez Radę wchodzi w życie z dniem 12.10.2015 r.

Załączniki

Procedura wyłączenia członków rady

Wzór deklaracji poufności i bezstronności

Regulamin organu decyzyjnego LGD